Den Herrn Menander kennt kein Mensch. Ein griechischer Komödiendichter, geboren ein paar Jahrhunderte vor Christi Geburt, also Steinzeit. Doch ein Zitat von ihm passt zu Smoice, als hätte er es für uns erfunden: „Gibst du auf die kleinen Dinge nicht acht, wirst du Großes verlieren.“
In dieser Gefahr schweben etliche Freiberufler und Unternehmer, wenn sie sich verspätet daran machen, ihre Rechnungen zu schreiben oder sogar ganz darauf verzichten. Etwa, weil es ihnen lästig ist oder zu zeitaufwendig, all die Dinge abzurechnen, die Mitarbeiter so nebenbei noch für Kunden erledigen. Da wird ein Drucker eingerichtet, ein Logo ausgetauscht oder am Telefon kurz mal Feuerwehr gespielt. Alles nicht der Rede wert. Oh doch. Kleine Dinge läppern sich.
Jedes Mal sind Mitarbeiter einige Minuten im Einsatz. Da sollte man den Tatsachen betriebswirtschaftlich scharf ins Auge blicken: Bei drei Mitarbeitern, die täglich 20 Minuten nicht abgerechnete Leistungen für Projekte erbringen, sind das 300 Minuten in der Woche. Also sage und schreibe 6 Stunden. Bei einem Stundenlohn von 100 Euro schlägt das mit 600 Euro zu Buche. Geld, das dem Unternehmen verlorengeht. Und das Woche für Woche.
Bei Smoice nennen wir das die blinden Flecken von 5 Minuten, die so harmlos erscheinen, aber am Ende des Jahres die Bilanz ganz schön verhageln können. An den Mitarbeitern liegt es dabei nicht, sondern am Rechnungswesen, das nun wirklich ein Update verdient hat. Der Kerngedanke von Smoice ist es, solche blinden Flecken erst gar nicht entstehen zu lassen. Unsere Software misst und dokumentiert sämtliche für das Unternehmen erbrachten Einzelleistungen und übernimmt die Rechnungserstellung samt Mahnverfahren.
Der Effekt ist smart: Umsatzsteigerung durch genaue Abrechnung. Und es schont die Nerven der Chefs: Die Zeit des Rechnungsschreibens schrumpft von vielen Stunden auf wenige Minuten. Die Wahrheit lautet: Geldeingänge sind beglückend, doch Rechnungen schreiben ist lästig. Smoice hilft Freiberuflern und Unternehmern, damit sie sich auf’s Kerngeschäft konzentrieren können.
]]>Falsch gedacht!
Im November 2014 hat das Bundesfinanzministerium definiert, wie eine IT-gestützte Buchführung in Unternehmen und bei beauftragten Dienstleistern im rechtlich unbedenklichen Rahmen ablaufen muss. Das BMF-Schreiben trägt den (wie gewohnt sperrigen) Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003). Ein wesentlicher Punkt betrifft den Grundsatz der „Unveränderbarkeit“.
Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung insoweit nicht verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Praktisch heißt das, dass keine Veränderungen vorgenommen werden dürfen, bei denen in Folge nicht mehr nachvollziehbar ist, ob sie ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden. Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle Informationen, die im Laufe der Bearbeitung eingefügt werden (Beleg, Buchung, Grundaufzeichnung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, verändert oder ersetzt werden können.
Grundsätzlich können Maßnahmen auf drei verschiedenen Wegen erfolgen:
Die GoBD enthalten jedoch keine konkreten Empfehlungen für eine praktische Umsetzung. Das BMF begründet dies damit, dass die digitale Technik einem rasanten Wandel unterworfen ist und insofern kurzfristig neue und ggf. geeignetere Maßnahmen greifen könnten (vgl. Tz 10 GoBD). Daraus ergeben sich die nachfolgenden Fragen.
Nein. Im normalen Dateimanager (z.B. Windows) kann eine unveränderbare Historisierung mit gewöhnlichen Tools nicht hergestellt werden. Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Beispiel: Ein Datumsstempel stellt zwar eine Art von Historisierung dar, diese ist aber nicht sicher. Diese Historisierungs-Datei selbst ist weiter veränderbar. Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Rechnungen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Erforderliche Änderungen oder Löschungen müsste der Rechnungssteller demnach händisch jeweils durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich machen.
Nein. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit werden Rechnungen, die in Word und Excel erstellt wurden, oft in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Dieses sollte allerdings Unveränderbarkeit und Historisierung garantieren – im vollen Umfang, wie sie das BMF verlangt und z.B. von SMOICE gewährleistet wird. Veraltete Software, die vor 2014 implementiert und nicht mehr aktualisiert wurde, ist nicht sicher. Sichere Systeme können entweder in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud implementiert werden – beides ist möglich, da die GoBD diesbezüglich keine Aussage treffen.
Ausgedruckte Rechnungen, die auf dem Postweg versandt wurden und ausschließlich per Papierkopie beim Rechnungssteller Aufbewahrung finden, sind sicher. Werden jedoch zusätzlich die zugrunde liegenden digitalen Rechnungen (Word, Excel) gewohnheitsgemäß in einem Dateimanager „intern“ gespeichert, gelten sie automatisch als elektronische Dokumente, die unveränderbar abgespeichert werden müssen. Tz 120 der GoBD benennt dies als Beispiel. Insofern müssen die digitalen Dokumente in einem sicheren DMS abgelegt werden. SMOICE bietet Lösungen für diesen Fall.
Vieles ist veränderbar – auch die Wahl Ihres Dienstleisters. Zermartern Sie sich nicht den Kopf, denn das kostet Zeit und Nerven. SMOICE übernimmt das für Sie. Sicher ist sicher.
]]>Mit Freelancern zu arbeiten ist ein Segen. Zum einen können wir flexibel auf verfügbare Ressourcen zugreifen. Zum anderen können wir uns auch für eine anstehende Tätigkeit die perfekt passenden Spezialisten engagieren.
Zusätzlich profitieren wir von einer anderen Sichtachse auf die anstehende Aufgabe, da der Freelancer nicht mit den bei uns im Unternehmen eingeschliffenen Denkmustern vorbelastet ist.
Der Vorteil auf der einen Seite, kann jedoch auch echte Herausforderungen ergeben. In der Zusammenarbeit mit Freelancern treffen unterschiedliche Kulturen und Denkweisen aufeinander.
Ein Thema ist die Handhabung der finanziellen Angelegenheiten. Dabei gibt es zwei zentrale Anforderungen, die der Unternehmer an den Freelancer hat:
Zu spät erhaltene Rechnungen erhöhen folgende Aufwände:
Daher berate ich zur Zeit viele Kunden, die intensiv mit Freelancern arbeiten zu einer anderen Herangehensweise.
Die Lösung ist die Umstellung auf ein System von Gutschriften. Dabei wird dem Freelancer/Auftragnehmer sofort nach Abschluss und erfolgreicher Abnahme der Arbeit das Geld per Gutschrift ausgezahlt
Vorteile der Arbeit mit Freelancern:
Sich Ziele setzen ist entscheidender Erfolgs-Faktor. Studien zeigen eindeutig, dass Menschen, welche sich die Zeit nehmen um Ihre Ziele festzulegen und diese auch schriftlich festhalten, ihre Ziele verwirklichen und deutlich erfolgreicher sind. Diese Menschen setzen automatisch die richtigen Prioritäten und handeln fokussiert, um ihre Ziele zu erreichen.
Bei der Formulierung der Ziele sollte man ein paar Dinge berücksichtigen, die einem helfen, Ziele so aufzubauen, dass es wahrscheinlicher wird, sie auch zu erreichen. Ganz wichtig: ein Ziel sollte spezifisch, messbar, aktiv bzw. positiv, realistisch und terminiert sein. Hierfür haben wir ein paar Tipps für Sie:
Ohne ein Datum, an dem Sie das Ziel erreicht haben wollen, können Sie nicht prüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
Ein Beispiel:
Ich möchte im nächsten Jahr den Dachboden aufräumen. Das Jahr ist lang und es passiert in solchen Fälle schnell, dass es zu Ende ist und man merkt, dass man das Ziel nicht erreicht hat.
Besser: Ich habe bis zum 30.Juni den Dachboden aufgeräumt.
Es reicht nicht aus, zu sagen ich möchte mehr oder weniger von etwas haben, da man so nicht prüfen kann, wo man steht.
Ein Beispiel:
Ich möchte im nächsten Jahr mehr Umsatz machen. Ein „Ziel“, welches sich zwar die meisten Verkäufer setzen, jedoch viele nicht erreichen. Nur wer mit genauen Zahlen arbeitet, weiss wo er steht und wo er hin möchte.
Besser: Ich habe im nächsten Jahr zehn Prozent mehr Umsatz gemacht. Hier kann man schon während des Jahres die Zahlen mit dem Vorjahr vergleichen und sehen, ob es in die richtige Richtung geht oder ob man eingreifen muss um sein Ziel zu erreichen.
Die Qualität ist auch ein Faktor, den man klar definieren sollte, damit man am Jahresende nicht enttäuscht ist und sagen muss: Eigentlich habe ich ja mein Ziel erreicht, aber…
Ein Beispiel:
Ich möchte im nächsten Jahr 30 Neuwagen verkaufen. Auch wenn das Ziel in beiden Fällen erreicht sein wird, ist das Ergebnis doch ein ganz anderes, wenn die 30 verkauften Neuwagen aus dem Kleinwagensegment oder aus der oberen Mittelklasse kommen.
Besser: Ich habe bis Ende 2017 20 Neuwagen der oberen Mittelklasse und 10 Neuwagen aus dem Kleinwagensegment verkauft.
Ein Ziel zu erreichen ist grundsätzlich sehr gut, jedoch nicht um jeden Preis. Wenn Sie zum Beispiel den Umsatz um 10% steigern möchten, dafür aber die Kosten so hoch wären, dass sie ihren gesamten Gewinn verzehren würden, dann sollte man dieses Ziel noch mal überdenken. Aufwand in diesem Zusammenhang kann Geld, Zeit, Energie, usw. sein. Eben alles, was man tut, um ein Ziel zu
erreichen. Hierbei gilt es, das Verhältnis abzuwägen. Formulieren Sie für alle Lebensbereiche ein bis drei Jahresziele. Diese Lebensbereiche können zum Beispiel sein: Familie, Gesundheit, Beruf, Finanzen usw. Legen Sie Ihre Schwerpunkte so, wie Sie es für notwendig erachten und ganz wichtig:
Alleine das schriftliche festhalten dieser Ziele bewirkt, dass Sie sich unbewusst viel stärker darauf ausrichten. Formulieren Sie Ihre Ziele als abgeschlossenes Ereignis (“Ich habe… verkauft”, “Ich bin… leicht” etc.”) und schauen Sie sich diese regelmässig an. Dadurch erleben Sie bereits die Emotionen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen und dies hält Ihre Motivation weiterhin hoch.
Um nun mit diesen Zielen arbeiten, oder besser gesagt auf diese Ziele hinarbeiten zu können, sollten Sie sich Unterziele oder Etappenziele setzen. Überlegen Sie, was Sie von diesen Zielen vielleicht pro Vierteljahr erreichen wollen, dann pro Monat und je nach Ziel vielleicht sogar pro Woche oder gar Tag. Zum Teil werden Sie feststellen, dass sich so aus den grossen Jahreszielen kleine erreichbare Einzelziele oder im besten Fall sogar Aufgaben ergeben, die Sie dann Schritt für Schritt zu Ihrem grossen Jahresziel führen. Wenn Sie die überschaubaren Einzelschritte konsequent „abarbeiten“ erreichen Sie unweigerlich auch Ihre Jahresziele.
Hier finden Sie ein Arbeitsblatt, welches Ihnen hilft, entsprechende Ziele zu formulieren und darauf hin zu arbeiten. Wenn Sie weitere Anregungen suchen, wie Sie auch Ihre Gespräche noch zielstrebiger und effizienter aufbauen können, schauen Sie doch mal auf www.eduno.com vorbei. Hier haben Sie Zugriff auf die Verkaufskybernetik® von Umberto Saxer, die unter anderem auch auf das Erreichen von Zielen hin ausgerichtet ist.
Das gesamte Umberto Saxer Training Team wünscht Ihnen viel Spass und Erfolg beim Erreichen Ihrer Ziele
Umberto Saxer Training AG
Hertizentrum 6
CH-6303 Zug
Tel: +41 (0)52 368 01 88
info@umberto.ch
Selbstverständlich ist es Dir wichtig, Deine Produkte oder Dienstleistungen an den Mann / die Frau zu bringen und dabei denkst Du wahrscheinlich an ein gut geführtes Verkaufsgespräch. Bei diesem Gespräch setzt Du natürlich alles daran, Deinen Kunden zu umwerben, so dass es zu einem erfolgreichen Geschäftsabschluss kommt. Du denkst schließlich an deinen Umsatz – aber um Umsatz zu machen, musst du mehr leisten, als nur Dein Produkt zu bewerben.
Oft vergessen wir, wie viele Werbebotschaften uns täglich erreichen. Kaum zu glauben, aber es sind fast 13.000 täglich, und das zeigt uns, wie übersättigt wir schon von Werbung sind. Tagtäglich werden uns Produkte und Dienstleistungen angepriesen, aber haben wir auch einen Nutzen für diese? Und genau das ist die Frage, die Du Deinem Kunden stellen solltest!
Auch wenn Du als Verkäufer genau weißt, wie ein Verkaufsgespräch abläuft, so vergisst man oft auf das Wichtigste: Den Bezug zum Kunden herstellen. Das ist nämlich das Ausschlaggebendste in einem Verkaufsgespräch und hilft Dir dabei, eine tiefe Kundenbindung herzustellen.
Vor einem Verkaufsgespräch fragst Du am besten Deinen Kunden direkt: “Wofür möchten Sie … nutzen?” oder “Was möchten Sie mit … erreichen?”. Die Fragen musst Du natürlich Deinem Produkt oder Deiner Dienstleistung anpassen, aber der Kern der Frage bleibt erhalten: Warum möchte Dein Kunde das Produkt / die Dienstleistung erwerben?
Für ein erfolgreiches Verkaufsgespräch ist genau diese Frage aus 3 Gründen sehr wichtig:
Eine einfache Frage kann der Schlüssel zu einem erfolgreichen Verkauf sein. Das einzige, was Du tun musst, ist diese Frage konsequent und immer zu stellen. Übe am besten vor jedem Gespräch und Du wirst sehen, dass es mit der Zeit immer leichter für Dich werden wird. Der Erfolg Deiner Verkaufsgespräche wird Dich hierbei noch zusätzlich motivieren!
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